Ufficio Contratti

MODALITÀ DI STIPULAZIONE DEI CONTRATTI E RELATIVE SPESE
1. Attività del Servizio Contratti e fattispecie contrattuali

Il Servizio Contratti cura la predisposizione, sottoscrizione, registrazione e, se del caso, trascrizione e voltura dei contratti, tipici ed atipici, che il Comune stipula con altri soggetti pubblici e privati.
Le fattispecie contrattuali più ricorrenti sono:

Contratti di appalto di lavori e servizi;

Contratti di fornitura;

Contratti di locazione/concessione di beni immobili di proprietà comunale;

Concessioni di occupazione di suolo pubblico e concessioni cimiteriali (esclusa la concessione di loculo individuale di competenza del Servizio Cimiteri);

Convenzioni e atti di definizione di rapporti di varia natura e contenuto da stipularsi con soggetti privati o con enti pubblici;

Atti di trasferimento a favore del Comune della proprietà di beni immobili o di altri diritti reali immobiliari;

Atti di vendita di alloggi di Edilizia Residenziale Pubblica ai sensi della L.R. n. 27/2009;

Convenzioni urbanistiche e atti connessi e conseguenti, limitatamente all’attività preparatoria e di supporto alla stipula degli atti da parte dei notai incaricati.

2. Documentazione necessaria
Preliminarmente alla stesura degli atti, il Servizio Contratti provvede ad acquisire i documenti necessari, principalmente d’ufficio tramite richiesta telematica agli Enti competenti (C.C.I.A.A., Agenzia del Territorio, Conservatoria dei Registri Immobiliari, Sportello Unico Previdenziale) oppure d’ufficio tramite richiesta cartacea (Casellario Giudiziale e Prefettura competente per gli adempimenti antimafia di cui al D.Lgs. n. 159/2011).
L’acquisizione dei documenti necessari tramite richiesta diretta ai contraenti avviene via fax o mail e riguarda principalmente:

Dichiarazione composizione societaria ai sensi del D.P.C.M. n. 187/1991 

Dichiarazione modalità di pagamento e tracciabilità dei flussi finanziari ai sensi della Legge n. 136/2010

Dichiarazione sostitutiva di certificazione attestante le posizioni assicurative e previdenziali dell’Impresa 

Dichiarazione sostitutiva di certificazione attestante i familiari conviventi, ai fini della richiesta dell’Informazione antimafia alla Prefettura competente

Cauzione a garanzia degli obblighi assunti nei confronti del Comune (polizza fideiussoria o fideiussione bancaria per i contratti di appalto, versamento a favore della Tesoreria Comunale per i contratti di locazione/concessione di beni immobili).

3. Forma dei contratti

In applicazione di norme di legge o di regolamento, i contratti vengono stipulati in una delle seguenti forme:

Atto pubblico o scrittura privata autenticata (la scelta è sottratta alle parti se non vi sono i requisiti di compresenza all’atto e decide il Pubblico Ufficiale Rogante –PUR-) principalmente gli atti immobiliari, i contratti di appalto di opere o servizi e i contratti di fornitura): la firma avviene presso gli uffici comunali alla contemporanea presenza del contraente, del legale rappresentante del Comune e del Segretario Generale in veste di ufficiale rogante o autenticante, previo appuntamento concordato telefonicamente con il Servizio Contratti;

Scrittura privata (non autentiacata) principalmente atti di locazione, concessioni di occupazione di suolo pubblico, concessioni cimiteriali: la firma da parte del contraente con il Comune avviene presentandosi, previo ricevimento di invito con lettera raccomandata, via fax o mail, presso il Servizio Contratti.


4. Sottoscrizione dei contratti
Il sottoscrittore del contratto deve sempre essere munito di un documento personale di identità in corso di validità (carta d’identità, passaporto, patente di cui al D.Lgs. 163/2006 (c.d. “Codice dei Contratti Pubblici” – art. 11 comma 13) sono stipulati, a pe).
A decorrere dal 1^ gennaio 2013, i contratti pubblici a pena di nullità, devono essere stupulati in forma pubblica amministrativa con modalità elettronica e sottoscritti con firma digitale.
Pertanto, il sottoscrittore del contratto di appalto deve recarsi presso il Servizio Contratti munito di smart card o chiavetta USB o firma (digitale) remota. 
La firma digitale del contratto avviene mediante il supporto informatico di uno dei software disponibili.
Al fine del buon esito della sottoscrizione digitale del contratto presso il Servizio Contratti, il sottoscrittore è invitato ad effettuare una verifica di operatività della propria firma digitale in uno degli ambienti software sopra elencati (scaricabili gratuitamente). Alternativamente, il firmatario del contratto dovrà essere munito di propria postazione portatile per la firma.
Si precisa che per gli atti di natura immobiliare (compravendite, locazioni, concessioni, comodati, ecc.) continua ad essere consentita la forma cartacea e pertanto la sottoscrizione dei medesimi con firma autografa.

5. Spese contrattuali
Quando le spese inerenti la formalizzazione del contratto sono poste a carico del contraente con il Comune, il sottoscrittore deve presentarsi munito della ricevuta di versamento delle spese contrattuali per l’esatto importo precedentemente comunicato dal Servizio Contratti.
6. Modalità di pagamento delle spese contrattuali
Il pagamento delle spese contrattuali può essere effettuato, alternativamente, con una delle seguenti modalità:

mediante bonifico bancario effettuato a favore della Tesoreria Comunale.
Qualora il bonifico venga effettuato in via  telematica, deve essere presentata la ricevuta bancaria attestante l’avvenuta operazione.

mediante versamento presso la Tesoreria Comunale.


7. Adempimenti successivi alla stipula degli atti
Successivamente alla sottoscrizione degli atti, il Servizio Contratti provvede a tutti gli adempimenti connessi e successivi eventualmente previsti, ossia:

registrazione presso l’Agenzia delle Entrate; dal 1^ gennaio 2013 detta formalità viene effettuata in via telematica mediante Modello Unico Informatico (UNIMOD) per i contratti digitali e mediante il programma LOCAZIONIWEB e Servizio ENTRATEL per i contratti di locazione redatti in forma di scrittura privata su supporto cartaceo;

trascrizione e voltura catastale presso l’Agenzia del Territorio – Servizio di Pubblicità Immobiliare.

Infine, il Servizio Contratti provvede, su richiesta espressa e previo pagamento delle imposte di bollo e diritti di copia, ad inviare al contraente, tramite mail, il file del contratto firmato digitalmente, ovvero, tramite raccomandata spedita al domicilio, copia dell’atto cartaceo sottoscritto.
Su richiesta e previa presentazione delle necessarie marche da bollo, il contraente interessato può richiedere, in ogni momento, al Servizio Contratti una copia conforme all’originale dell’atto sottoscritto.

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